Sistema de aprobación de facturas
Las facturas electrónicas llegaban por correo y se aprobaban a punta de reenvíos. Hoy entran solas, se aprueban en un clic y todo queda registrado.
- Recepción automática de facturas
- Aprobación desde el correo
- Revisión de compras con checklist
- Trazabilidad y auditoría
- Calendario de pagos
- Reportes en Excel
El proceso, fase por fase
0:55
La Sevillana es un grupo de restaurantes y carnicerías en Cali con dos frentes de negocio —la parrilla y la agropecuaria— que compran todos los días a decenas de proveedores. Cada compra termina en una factura electrónica DIAN que alguien tiene que revisar, autorizar y pagar a tiempo.
Las facturas llegaban a dos correos distintos y se aprobaban reenviando el PDF de bandeja en bandeja. Nadie sabía con certeza quién tenía una factura detenida, si ya se había autorizado, ni cuánto faltaba para el vencimiento. Cuando alguien preguntaba «¿esta ya la aprobaron?», la respuesta estaba enterrada en un hilo de correo.
+1.300
Facturas gestionadas
Todo el histórico vive en un solo lugar, con su PDF y su trazabilidad.
1 clic
Para aprobar
Desde el correo, sin instalar nada y desde el celular.
3
Roles diferenciados
Administración, compras y aprobadores, cada uno con su propia vista.
2
Frentes de negocio
Parrilla y agropecuaria conviven separados en la misma plataforma.
Seis fases, de la primera visita al sistema que usan todos los días.
Fase 01
Diagnóstico y análisis
Entender cómo compra y paga La Sevillana antes de proponer cualquier software. Fuimos a las sedes, nos sentamos con compras, con contabilidad y con quienes firman, y seguimos una factura desde que llega hasta que se paga.
Qué hicimos
- Recorrido por las sedes y observación del proceso real de compra
- Entrevistas con compras, contabilidad y los responsables de autorizar
- Seguimiento de una factura de punta a punta, con sus tiempos muertos
- Inventario de los correos, carpetas y hojas de cálculo en uso
Qué quedó
- Mapa del proceso tal como ocurre hoy, no como está documentado
- Lista de cuellos de botella con su costo en días
- Diagnóstico priorizado: qué duele primero
Fase 02
Levantamiento de información
Levantar la regla real de aprobación: quién autoriza a qué proveedor, en qué orden y con qué tope. Esa regla no estaba escrita en ninguna parte; vivía en la cabeza de tres personas.
Qué hicimos
- Levantamiento proveedor por proveedor de quién debe autorizar
- Definición del orden de firma: en paralelo o en cascada
- Revisión de los correos DIAN que llegan a los dos buzones
- Acuerdo sobre el requisito de aprobar sin instalar aplicaciones
Qué quedó
- Matriz proveedor → aprobadores → orden de aprobación
- Catálogo de estados por los que pasa una factura
- Plantilla del correo de aprobación con botones de aprobar y rechazar
El aprobador decide desde el correo: un clic y la decisión queda registrada. Fase 03
Diseño de la solución
Definir cómo debía comportarse el sistema antes de dibujar una sola pantalla: por qué estados pasa una factura, quién puede hacer qué, y qué tiene que estar verificado antes de que salga a firma.
Qué hicimos
- Definición de los estados de una factura: recibida, en revisión, en aprobación, aprobada, pagada
- Regla por proveedor: cuántas firmas necesita y si van en paralelo o una tras otra
- Diseño del checklist que compras verifica antes de liberar la factura
- Definición de los tres roles y del catálogo de centros de costo
Qué quedó
- Un orden de firma que el sistema hace cumplir: nadie aprueba antes de su turno
- Checklist de revisión configurable, con puntos obligatorios que bloquean
- Reglas de aprobación distintas para cada proveedor
Cada proveedor define cuántas aprobaciones necesita y en qué orden. 
Los puntos obligatorios bloquean la liberación de la factura. Fase 04
Construcción y desarrollo
Construir las dos mitades: la que recibe las facturas del correo sin que nadie las toque, y la que el equipo usa todos los días para revisarlas, aprobarlas y consultarlas.
Qué hicimos
- Recepción automática: la factura que llega al correo entra al sistema con su PDF
- Módulo de facturas con filtros, visor de PDF y la historia de cada decisión
- Panel de revisión de compras con checklist, centro de costo y observaciones
- Gestión de proveedores y aprobadores desde la misma plataforma
Qué quedó
- Plataforma en funcionamiento, sin instalar nada: se entra desde el navegador
- Aprobación por correo, con un enlace propio para cada aprobador
- Dos PDF por factura: el original recibido y el aprobado con su sello
El ciclo de vida completo: por revisar, en proceso, listas, completadas. 
Compras libera con checklist y centro de costo; recién ahí se avisa a los aprobadores. 
Fase 05
Puesta en marcha
Arrancar con datos reales y acompañar hasta que el equipo dejara de usar el correo. La puesta en marcha no termina cuando el sistema está arriba, sino cuando nadie quiere volver atrás.
Qué hicimos
- Carga del maestro de proveedores y de las reglas de aprobación
- Acompañamiento a compras y a los aprobadores en las primeras semanas
- Recordatorios automáticos dos veces al día para lo pendiente
- Panel de seguimiento para empujar por WhatsApp o correo al que tiene una factura detenida
Qué quedó
- Sistema en operación con los dos frentes de negocio
- Resumen automático de pendientes a las 7 a. m. y a las 2 p. m.
- Vista propia del aprobador, usable desde el celular
De un vistazo: quién tiene qué detenido y desde hace cuántos días. 
El aprobador no necesita computador. 
Fase 06
Mejora continua
El sistema sigue creciendo con la operación. Lo que empezó como aprobación de facturas hoy también ordena la tesorería, alimenta la auditoría y responde preguntas que antes no se podían hacer.
Qué hicimos
- Módulo de tesorería: vencimientos, calendario de pagos y analítica
- Reportes filtrables con exportación a Excel
- Registro de actividad con cada decisión, su autor y su fecha
- Separación de los dos frentes de negocio y nuevas reglas a demanda
Qué quedó
- Calendario de pagos con la factura puesta en el día en que se paga
- Reportes descargables en un clic para contabilidad
- Trazabilidad completa para auditoría
Cada factura cae en el día en que se planea pagarla. 
Cuéntanos tu problema
Primera conversación sin costo: entendemos el problema, proponemos un enfoque y te decimos si nosotros somos el equipo indicado.